“El orden y la simplificación son los primeros pasos hacia el dominio de un tema, el enemigo real es lo desconocido”. Thomas Mann
Todo cambio debe ejecutarse siguiendo el orden adecuado en base a un ciclo de proyectos.
Ordenando la gestión de los proyectos
Es común el error de realizar el diseño detallado de los proyectos antes de su aprobación o cuando aún no se ha garantizado el financiamiento del mismo. Esto sucede porque se asume erróneamente que no es posible cuantificar el monto del proyecto y por tanto gestionar su financiamiento hasta que se determinen sus características, dimensionamiento y especificaciones.
En realidad no se requieren estimaciones exactas sino presupuestos y plazos aproximados basados en la experiencia de proyectos similares, indicadores que son conocidos generalmente por la organización y el sector.
Conozco organizaciones en las cuales se ha realizado gran cantidad de diseños de detalle que nunca fueron ejecutados debido a que los proyectos no fueron aprobados o no se consiguió su financiamiento, lo que constituye un desperdicio de recursos y una inútil generación de falsas expectativas.
La aprobación de los proyectos y la gestión de su financiamiento debe ser realizada luego de la formulación del proyecto el cual no constituye un diseño detallado. Una vez aprobado y asegurado el financiamiento del proyecto, se realiza el diseño detallado y su correspondiente implementación.
Ciclo de proyectos
Para realizar los cambios en orden y evitar estos errores debemos basarnos en el ciclo de proyectos. El BID (Banco Interamericano de Desarrollo) recomienda desde hace mucho tiempo el siguiente modelo:
1. Identificación de ideas de proyecto
En esta fase se identifican ideas de proyectos que parecen de alto interés por los problemas que podrían resolver y las ventajas o beneficios que potencialmente pueden generar a la sociedad o la organización a costos razonables.
2. Definición de objetivos
Es particularmente importante definir bien los objetivos que se buscan. Esto incluye, sobre todo, la identificación precisa del resultado o situación que se quiere alcanzar al concluir el proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en que ese es el resultado que buscan.
3. Formulación
Consiste en estudiar explícitamente las distintas opciones o vías razonables que existen para alcanzar los objetivos del proyecto y seleccionar entre ellas la que más convenga a los intereses de la sociedad.
4. Análisis y aprobación
Preparación de las dimensiones del proyecto: técnicas, económicas, financieras y otras y se somete a una explicita evaluación ex-ante, examen del proyecto previamente preparado para determinar si se justifica o no el compromiso de los recursos requeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus recursos financieros y los instrumentos legales que puedan requerirse.
5. Ejecución
En esta fase los ejecutores llevan a cabo todas las actividades o tareas del proyecto con los recursos asignados al mismo tales como diseño detallado, contrataciones, implementación, buscando lograr sus objetivos en el plazo estipulado. Durante la ejecución se debe hacer un seguimiento y una evaluación continua de la misma para realizar ajustes exigidos por las circunstancias o deficiencias del diseño.
6. Evaluación ex-post
Al finalizar el proyecto suele hacerse una o más evaluaciones expost para determinar en que medida se logró sus objetivos y causó impactos en la sociedad, así como las lecciones de la experiencia del proyecto que pudieran ser útiles para otros proyectos en el futuro.