Los procesos y los procedimientos describen los pasos para alcanzar los resultados, pero difieren en su profundidad y detalle.

Criterios y métodos

De acuerdo a ISO 9000:2015

• Un proceso es “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (3.4.1) 
• un procedimiento es la “forma específica de llevar a cabo un proceso” (3.4.5)

Los procesos y los procedimientos son en su naturaleza equivalentes en el sentido de que describen los pasos o las maneras como se alcanzan resultados, sin embargo en el procedimiento se especifica la forma para realizarlo.

En 4.4.1.c, se indica que se debe “determinar y aplicar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de los procesos” pero  necesariamente un procedimiento.  Considero que los criterios y métodos necesarios equivalen a procedimientos.

Esta aclaración es conveniente para que los funcionarios con responsabilidad y autoridad sobre los procesos a su cargo, unifiquen el entendimiento de estos términos para evitar errores y ahorrar sobreesfuerzo y estrés innecesario.

Información documentada de procesos

Es un error considerar que un procedimiento es un documento, sin embargo es correcto aceptar que tanto los procesos como los procedimientos requieren ser manifestados en un documento para ser comprendidos y aplicados.

ISO 9001 en su versión  de 2015 (a diferencia de sus versiones anteriores) no requiere explícitamente procedimientos como mandatorios y necesariamente documentados. 

Se aclara en 4.4.2 que “en la medida en que sea necesario, la organización debe mantener información documentada para:

• Apoyar la operación de sus procesos (a)
• Tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado (b)”

No es cierto que un procedimiento requiera un formato definido, codificación, capítulos definidos, anexos, etc. sin embargo los modelos y estándares comúnmente utilizados para graficar diagramas de flujo y procedimientos documentados, pueden ser perfectamente aprovechados para un mejor ordenamiento.

Los documentos que se deben utilizar para la gestión de procesos dependen de los estándares que cada organización tenga establecidos o desee establecer en relación a su documentación